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Quelles sont les structures habilitées à utiliser ProXedi? |
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Seuls les EDI sont habilités à utiliser Proxedi. Vu l'importance des implications humaines liées notamment au stockage d'informations nominatives et à l'ouverture des fonctions de recherche, cet outil est réservé à des professionnels formés. Même si le traitement de l'information reste interne, les utilisateurs doivent poser et respecter un cadre déontologique. |
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Le logiciel est un shareware mais quels frais annexes faut-il prévoir? |
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Pour minimiser les risques de panne et faciliter l'accès des utilisateurs, il est recommandé de dédier un poste informatique à la base de données. Une simple configuration bureautique suffit, sans oublier une deuxième unité de stockage pour la copie de sauvegarde de la base: disque dur, disque amovible ou transfert sur un autre poste. La maintenance du système ne pose pas de problème particulier. D'autre part, il est toujours recommandé de prévoir les temps de formation, que celle-ci soit organisée en interne ou externe (prise en charge dans le cadre de la formation continue). |
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Quelles sont les obligations de l'utilisateur vis-à-vis de la CNIL? |
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Demander le formulaire de déclaration simplifiée à la CNIL
Adressez toutes vos correspondances à l'adresse suivante :
Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés
21, rue Saint-Guillaume - 75340 PARIS CEDEX 07
Téléphone : 01 53 73 22 22
Télécopie : 01 53 73 22 00
Service télématique d'information : 3615 CNIL
Site Internet : http://www.cnil.fr
Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés
CHAPITRE III
Formalités préalables à la mise en oeuvre des traitements automatisés
Article 16
Les traitements automatisés d'informations nominatives effectués pour le compte de personnes autres que celles qui sont soumises aux dispositions de l'article 15 doivent, préalablement à leur mise en oeuvre, faire l'objet d'une déclaration auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.
Cette déclaration comporte l'engagement que le traitement satisfait aux exigences de la loi.
Dès qu'il a reçu le récépissé délivré sans délai par la commission, le demandeur peut mettre en oeuvre le traitement. Il n'est exonéré d'aucune de ses responsabilités.
Article 17
Pour les catégories les plus courantes de traitements à caractère public ou privé, qui ne comportent manifestement pas d'atteinte à la vie privée ou aux libertés, la Commission nationale de l'informatique et des libertés établit et publie des normes simplifiées inspirées des caractéristiques mentionnées à l'article 19.
Pour les traitements répondant à ces normes, seule une déclaration simplifiée de conformité à l'une de ces normes est déposée auprès de la commission. Sauf décision particulière de celle-ci, le récépissé de déclaration est délivré sans délai. Dès réception de ce récépissé, le demandeur peut mettre en oeuvre le traitement. Il n'est exonéré d'aucune de ses responsabilités. |
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La formation des utilisateurs est-elle obligatoire? |
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Au moins une réflexion approfondie, à l'interne, visant à définir et à partager des règles déontologiques relatives au traitement des informations nominatives. Ce temps fort est incontournable car, à notre connaissance, il n'existe pas de référence officielle suffisante en la matière.
D'autre part, l'expérience montre que l'adhésion des utilisateurs à un même ensemble de finalités est l'une des conditions de la réussite. La clarification des enjeux et des motivations, l'appropriation commune d'une méthodologie et d'un lexique professionnel, sont a priori nécessaires.
Enfin, si les utilisateurs n'ont pas l'expérience d'un système de base de données, il est conseillé prévoir la formation technique. |
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Quelles sont les configurations matérielles et systèmes supportées? |
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ProXedi s'installe sur les micro-ordinateurs compatibles PC et Macintosh.
Systèmes d'exploitation sur PC: Windows 98, 2000, XP.
Système d'exploitation Apple Macintosh: Mac OS X.
La version actuelle nécessite un affichage minimum de 1024x768 pixels (moniteur 17" minimum). |
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L'évolution du logiciel est-elle prévue? |
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Oui. Nous espérons pouvoir développer un travail collaboratif avec les utilisateurs. Une mise en commun des bonnes idées des uns et des autres donnerait lieu à des enrichissements réguliers. C'est notre expérience avec une centaine d'équipes de Prévention Spécialisée depuis cinq ans. Si pour l'heure, malheureusement, la Région n'est pas en mesure de formaliser un partenariat, rien ne nous empêche de discuter de l'évolution de l'outil. |
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Quelles sont les mesures de protection des données nominatives? |
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L'accès physique au poste doit être protégé dans des locaux fermés dont l'entrée est contrôlée. Le démarrage du système doit être protégé par mot de passe. Le lancement du logiciel est protégé par un mot de passe utilisateur sans lequel l'accès aux données contenues dans le fichier data est impossible. Tous les formats d'impression papier sont filtrés, les noms et les prénoms ne sont pas imprimés. |
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Comment s'effectue la mise en oeuvre du logiciel? |
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L'installation du logiciel est très simple. Sous Windows comme sous Mac OS, elle n'implique aucune modification du système. Au premier démarrage, l'administrateur nomme chacun des utilisateurs et leur attribue un mot de passe. A tout moment par la suite, il peut ajouter d'autres utilisateurs et changer les mots de passe. A tout moment aussi, les utilisateurs personnalisent et enrichissent les énumérations telles que: quartiers, villes, objectifs, situations, prestations, stratégies d'action, etc. Le lexique de la base s'enrichit automatiquement lors de chaque saisie de mot clé librement choisi par les scripteurs. |
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Combien de temps doit-on consacrer à la saisie des informations? |
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La base de données peut devenir une mine d'or pour quiconque se projette dans une perspective de recherche-action. Bien sûr, les résultats sont fonction de la quantité, de la diversité et de la qualité des informations saisies. En moyenne, une véritable exploitation des fonctions de recherche avancée devient possible au bout de six mois à un an, à condition de saisir les informations au fur et à mesure de leur collecte. Il est très difficile de rattraper un retard de plusieurs mois. Le mieux est d'écrire régulièrement, plusieurs fois par semaine. L'idéal est d'y consacrer un petit moment quotidien, en remplacement du carnet de notes, et de faire le point en équipe au moins une fois chaque quinzaine.
On l'aura compris, la question du rapport à l'écrit est très importante car au plan qualitatif, les plus grands bénéfices proviennent généralement des recherches de mots, racines de mots ou expressions, dans tous les champs de type texte. |
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Peut-on importer dans la base des informations déjà écrites ailleurs? |
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Oui, très facilement par copier-coller depuis un traitement de texte par exemple. |
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Le principe relationnel est un point fort. Qu'est que cela signifie concrètement? |
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A tout moment, l'utilisateur définit par simple clic des liens entre personnes, familles, actions, partenaires et textes. Une fois ces liens définis, ils apparaissent en liste lors de la saisie ou de la consultation de tout enregistrement. Il est alors très facile de naviguer d'un enregistrement à l'autre entre tables distinctes. Par exemple, lors de la consultation d'une action, on peut basculer sur les fiches individuelles de ses participants, sur les partenaires ou sur les textes liés. Inversement, à partir de la fiche d'une personne, on peut intervenir directement sur les contenus des enregistrements liés, qu'ils proviennent des tables familles, actions, partenaires ou textes. |
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Peut-on obtenir facilement des éléments d'évaluation quantitative? |
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Oui, c'est le minimum à attendre de tout système de base de données. Les bilans statistiques sont générés instantanément au besoin, à n'importe quelle date. D'autre part, dans toutes les tables, apparaît après chaque requête en haut à droite de la fenêtre le nombre d'enregistrements trouvés, le total des enregistrements sur lequel porte la recherche et le pourcentage. Outre les requêtes basiques prédéfinies, la recherche ouverte, sans limite de nombre et de combinaison de critères, est toujours disponible. Lorsqu'un utilisateur définit une nouvelle séquence multicritère, il peut la nommer et l'enregistrer. Dès lors, chacun peut l'utiliser aisément sans avoir à la retaper. |
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Quels types de données peut-on exporter? |
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Tous sans exception, soit par copier-coller, soit par exportation automatique de toute sélection d'enregistrements. Attention, les champs de type texte ne sont pas filtrés, s'ils contiennent des noms ceux-ci apparaîtront à l'impression ou ailleurs. |
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Peut-on avoir des exemples de traitement qualitatif? |
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Il s'agit d'obtenir une sélection organisée d'informations de tout type, notamment du texte. Par exemple on peut obtenir tous les parcours individuels de personnes de telle tranche d'âge, de tel sexe, etc., et qui contiennent la racine d'un mot, un mot ou une expression quelconque. Ou bien obtenir une sélection de notes datées contenant à la fois des transcriptions de discours et tel mot clé ou telle expression. Cela permet de rassembler un matériau sélectionné et trié, par exemple pour analyser des contenus, travailler sur des séries comparatives, etc.
Ces possibilités incitent à la vérification de l'information et à la qualification des sources. Elles rendent accessibles les croisements et les corrélations. Elles facilitent les compilations thématiques pour alimenter les réflexions en équipe, les rédactions d'articles et de rapports, ou encore les travaux de recherche à partir d'un corpus organisé. |
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Les séquences de recherche multicritère sont-elles compliquées à définir? |
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Non. Pour un néophyte, il faut compter une journée d'apprentissage et de pratique. Dans chaque table de la base, l'utilisateur dispose d'un éditeur de recherche multicritère dans lequel il clique successivement sur un champs, puis un comparateur, y compris "contient" ou "ne contient pas", et entre une valeur, une date, un ou plusieurs mots.
Mais le gros du travail est en amont: définir des critères de recherche c'est savoir précisément ce que l'on cherche et pourquoi! Avec un peu de pratique, la traduction technique de la requête devient vite une formalité. |
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Quelles sont les fonctions de recherche déjà incluses? |
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Chaque table dispose d'un menu "Recherche" contenant les séquences automatisées les plus fréquentes.
Quelques exemples:
Dans la table des personnes: fiches à compléter, arrivées anciennes, arrivées récentes, motifs des rencontres, noms, expressions dans parcours (texte), objectifs posés, objectifs atteints, prescripteurs, provenances, quartiers, saisies - de 3 mois, saisies - de 6 mois, saisies + de 6 mois, sexes, suivis partenaires, situations, sexes, tranches d'âge...
Dans la table des actions: stratégies globales ou thématiques, année en cours, année dernière, expressions dans description (texte), saisies - de 6 mois, titres.
Dans la table des partenaires: contacts, expressions dans notes (texte), organismes, responsables, services, villes.
Dans la table des textes: expressions dans corps des textes (texte), date de création, dires inclus, dires et expressions, données globales, idées directrices, importants, lieux, mots clés, mots clés idées et titres, saisies - de 3 mois, scripteurs, titres, tous les champs (y compris dans corps des textes).
Dans le lexique: expressions dans définitions (texte), mots clés, occurrences, date de premier emploi d'un mot clé. |
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